Obligatoriske felt på en faktura
Bokføringsforskriften § 5-1-1 stiller klare krav til hva et salgsdokument (faktura) må inneholde. Mangler ett eller flere av disse feltene, er fakturaen formelt ugyldig – og kjøperen kan miste retten til MVA-fradrag.
Tabellen under gir en komplett oversikt over alle påkrevde felt med forklaring:
| Felt | Krav | Eksempel |
|---|---|---|
| Fakturanummer | Unik, fortløpende nummerering | F-2026-00142 |
| Fakturadato | Dato for utstedelse | 15.01.2026 |
| Selgers navn og adresse | Fullt juridisk navn og forretningsadresse | Eksempel AS, Storgata 1, 0155 Oslo |
| Selgers org.nr. | Organisasjonsnummer med «MVA» hvis MVA-registrert | NO 912 345 678 MVA |
| Kjøpers navn og adresse | Fullt navn/firmanavn og adresse | Kunde AS, Lillegata 5, 5003 Bergen |
| Varebeskrivelse | Tydelig beskrivelse av varer eller tjenester | Konsulenttjenester, januar 2026 – 40 timer |
| Mengde/omfang | Antall enheter eller timer | 40 timer à kr 1 200 |
| Beløp eks. MVA | Nettobeløp før merverdiavgift | kr 48 000,00 |
| MVA-beløp per sats | Spesifisert MVA-beløp for hver sats | MVA 25 %: kr 12 000,00 |
| Totalbeløp inkl. MVA | Samlet beløp kunden skal betale | kr 60 000,00 |
| Forfallsdato | Dato for når betalingen skal være mottatt | 14.02.2026 |
| Kontonummer | Bankkontonummer for innbetaling | 1234.56.78901 |
| Leveringstidspunkt | Dato eller periode for levering | Januar 2026 |
Merk: Dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret alltid etterfølges av bokstavene «MVA». Mangler dette, kan kjøper nekte å betale MVA-beløpet.
Spesialkrav for AS og NUF
Aksjeselskaper (AS) og norskregistrerte utenlandske foretak (NUF) har tilleggskrav utover de generelle fakturakravene. Ifølge foretaksregisterloven § 10-2 skal følgende tekst fremgå av alle forretningsdokumenter, inkludert fakturaer:
- Foretakets navn slik det er registrert i Foretaksregisteret
- Ordet «Foretaksregisteret» – dette bekrefter at selskapet er registrert
- Forretningskontorets adresse (hovedkontor)
- Organisasjonsnummer
For aksjeselskaper skal også styreleder oppgis dersom dette kreves av mottaker. I praksis er det vanligst å inkludere «Org.nr. 912 345 678 – Foretaksregisteret» i bunnteksten på fakturaen.
Anbefalte, men valgfrie felt
Selv om følgende felt ikke er lovpålagte, anbefaler vi sterkt å inkludere dem for å effektivisere betalingsprosessen og redusere risikoen for forsinket betaling:
KID-nummer (kundeidentifikasjon)
KID-nummer gjør det mulig å automatisk koble innbetalinger til riktig faktura. Dette er spesielt viktig for bedrifter med mange fakturaer, og de fleste bedriftsbanker tilbyr automatisk avstemming basert på KID. Invoyo genererer KID-nummer automatisk på alle fakturaer.
Prosjektreferanse eller bestillingsnummer
Mange bedriftskunder krever referansenummer for intern kontroll. Ved å inkludere kundens bestillingsnummer eller prosjektreferanse unngår du forsinkelser i godkjenningsprosessen.
QR-kode for betaling
En QR-kode som kunden kan skanne med mobilbank-appen gjør betaling enklere og raskere. Dette er spesielt nyttig for fakturaer til privatpersoner og mindre bedrifter. Moderne faktureringssystemer kan generere dette automatisk.
Betalingsinformasjon og vilkår
Informasjon om tilgjengelige betalingsmetoder, eventuelle rabatter ved tidlig betaling, og konsekvenser ved forsinket betaling (forsinkelsesrente) kan inkluderes for å tydeliggjøre vilkårene.
Frist for utsendelse av faktura
Ifølge bokføringsforskriften § 5-2-2 skal salgsdokument utstedes snarest mulig og senest innen 30 dager etter at leveringen har funnet sted. Det er med andre ord ikke lov å vente urimelig lenge med å fakturere.
Det finnes noen unntak fra denne regelen:
- Ved løpende leveranser (for eksempel abonnement eller husleie) kan fakturaen utstedes for en periode på inntil én måned
- Ved forskuddsbetaling skal faktura utstedes på betalingstidspunktet
- Kontantsalg fra kassaapparat har egne regler og trenger ikke egen faktura per transaksjon
Tips: Sett opp automatisk fakturering for gjentakende tjenester. Da sikrer du at fakturaen alltid sendes innen fristen, og du slipper manuelt arbeid.
Vanlige feil å unngå
Vi ser ofte de samme feilene gå igjen hos norske bedrifter. Her er de vanligste – og hvordan du unngår dem:
1. Manglende «MVA» etter organisasjonsnummer
Dette er kanskje den vanligste feilen. Hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret alltid stå med «MVA» – for eksempel «NO 912 345 678 MVA». Uten denne angivelsen kan kjøper nekte å betale MVA-delen av fakturaen.
2. Feil eller manglende MVA-spesifikasjon
MVA-beløpet skal spesifiseres per sats. Hvis du har varer med ulike MVA-satser på samme faktura (for eksempel 25 % og 15 %), må beløpet for hver sats vises separat. En samlet MVA-linje er ikke tilstrekkelig.
3. Hull i fakturanummerserien
Fakturanummereringen skal være fortløpende uten hull. Hvis du sletter en faktura, må du likevel beholde nummeret og eventuelt kreditere den i stedet. Hull i nummerserien kan føre til spørsmål ved bokettersyn.
4. Endring av sendt faktura
Du kan aldri endre en faktura som allerede er sendt til kunden. Hvis det er behov for korrigering, må du utstede en kreditnota som refererer til den opprinnelige fakturaen, og deretter sende en ny, korrekt faktura.
5. Manglende «Foretaksregisteret» for AS
Aksjeselskaper som glemmer å inkludere «Foretaksregisteret» på sine forretningsdokumenter bryter foretaksregisterloven. Sørg for at dette alltid står i bunnteksten på fakturaen sammen med organisasjonsnummer og adresse.